TAILIEUCHUNG - Tài liệu bồ dưỡng ngạnh chuyên viên và tương đương - Chuyên đề 12: Quản lý hồ sơ
Tài liệu bồ dưỡng ngạnh chuyên viên và tương đương - Chuyên đề 12: Quản lý hồ sơ. Chuyên đề được thiết kế nhằm cung cấp cho công chức ngạch chuyên viên những kỹ năng cơ bản trong quản lý hồ sơ công việc tham mưu, tư vấn về những vấn đề liên quan. | Chuyên đề 12 QUẢN LÝ HỒ SƠ 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN . Tài liệu Tài liệu (trong tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga , ) đều bắt nguồn từ tiếng Latinh DOCUMENTUM có nghĩa là chứng cứ. Tài liệu là dạng vật chất nhìn thấy được, hiện hữu cụ thể. Thực tế trong công tác lưu trữ dùng nhiều khái niệm về tài liệu, như thu thập tài liệu, tiêu hủy tài liệu, giá trị tài liệu. Ngay trong nhiều giáo trình về công tác lưu trữ cũng đề cập nhiều về khái niệm tài liệu và các loại hình tài liệu. Qua đó tài liệu được hiểu là dạng vật chất ghi nhận thông tin. Như vậy, thông tin trong tài liệu rất đa dạng. Mỗi dạng thông tin tương ứng với mỗi loại tài liệu. Có thể có một loại tài liệu sau: - Thông tin là văn bản ta có tài liệu chữ viết; - Thông tin là hình ảnh thì ta có tài liệu ảnh; - Thông tin là âm thanh ta có tài liệu ghi âm; - Thông tin ở dạng điện tử (đĩa mềm, USB, đĩa cứng,) ta có tài liệu điện tử; - Thông tin là bản đồ - tài liệu bản đồ Cùng với quan điểm trên về khái niệm “tài liệu”, tại khoản 2 Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu được định nghĩa: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Ngoài ra cũng có nhiều trường hợp gọi theo vật chất mang tin: tài liệu giấy, mộc bản, . Hồ sơ . Khái niệm Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như sau: Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một (hoặc một số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân. Ví dụ: - Tập biên bản giao nhận xăng dầu đường thủy của Công ty Xăng dầu khu vực III quý IV năm 1086. - Tập lưu quyết định của UBND Thị xã Cử Lò về nâng lương cho giáo viên tiểu học năm 1999. - Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm 2000 của Văn phòng Bộ Nội vụ. - Tập văn bản của Chính phủ và Bộ Nội vụ về chế độ tuyển dụng công chức, .
đang nạp các trang xem trước
