TAILIEUCHUNG - Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học

Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với thư ký hay bất kỳ ai làm việc văn phòng. Vì thế, phân loại - sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, bạn nên tiến hành theo trình tự sau: Chọn tủ hồ sơ: Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì. | r l Ấ 1 Ầ J A 1 V V 111 1 Săp xêp hồ sơ tài liệu một cách khoa học Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với thư ký hay bất kỳ ai làm việc văn phòng. Vì thế phân loại - sắp xếp - lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học bạn nên tiến hành theo trình tự sau Chọn tủ hồ sơ Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ thông thường là 28cm x 35cm . Dùng tủ hồ sơ treo trên tường Trong văn phòng có không gian nhỏ chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ. Sử dụng những mẩu giấy ghi chú Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẩu giấy ghi chú là Báo cáo nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo. Phân loại hồ sơ Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau Phân loại theo chủ đề Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như báo cáo kế toán hợp đồng quảng cáo tiếp thị. Phân loại theo cụm Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như cụm quý 1 cụm quý 2 cụm quý 3 cụm 4. Phân loại theo nhóm Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như nhóm quý 1 nhóm quý 2 nhóm quý 3 nhóm quý 4. Sắp xếp hồ sơ Sau khi phân loại hồ sơ xong chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau Sắp xếp theo thời gian Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng. Sắp xếp theo mẫu tự Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự A B C. của

• Nghệ thuật sống
• kỹ năng sống
• kỹ năng nơi công sở
• kinh nghiệm làm việc
• bí quyết thành công cuộc sống
• cách sắp xếp hồ sơ khoa học
• nguyên tắc sống
• bí quyết sống
• ứng xử công sử
• mẹo văn phòng
• Kỹ năng sống cho trẻ mầm non
• Dạy trẻ kỹ năng sống
• Dạy trẻ xử lý tình huống
• Giáo dục kỹ năng sống cho trẻ
• Phát triển kỹ năng sống cho trẻ
• Xây dựng kỹ năng sống cho trẻ
• Kỹ năng sống cho trẻ
• Bài giảng Giáo dục kỹ năng sống
• Giáo dục kỹ năng sống
• Tìm hiểu kỹ năng sống
• Các loại kỹ năng sống
• Hình thành kỹ năng sống cho học sinh
• Hướng dẫn kỹ năng sống
• Bài giảng Tập huấn kỹ năng sống
• Giáo dục kỹ năng sống
• Kỹ năng sống
• Phương pháp giáo dục kỹ năng sống
• Nhận thức lợi ích kỹ năng sống
• Bài giảng Kỹ năng sống
• Giáo dục kỹ năng sống ở trường
• Giáo dục kỹ năng sống cho học sinh
• Tích hợp giáo dục kỹ năng sống
• Mục tiêu giáo dục kỹ năng sống
• Phân loại kỹ năng sống
• Kỹ năng sống khi trẻ vào tiểu học
• Giáo dục trẻ kỹ năng sống
• Chủ đề giáo dục kỹ năng sống
• Tài liệu Giáo dục kỹ năng sống
• Tìm hiểu về kỹ năng sống
• Bài giảng Tập huấn kỹ năng sống
• Tập huấn kỹ năng sống
• Ý nghĩa của kỹ năng sống
• Kỹ năng sống học sinh
• Sáng kiến kinh nghiệm Giáo dục kỹ năng sống
• Tổ chức giáo dục kỹ năng sống
• Thực hiện giáo dục kỹ năng sống
• Giáo dục kỹ năng sống học sinh trung học
• Đề kiểm tra môn Kỹ năng sống
• Môn Kỹ năng sống
• Đề thi Kỹ năng sống
• Kiểm tra Kỹ năng sống
• Ôn thi Kỹ năng sống
• Ôn tập Kỹ năng sống
• Kỹ năng sống của học sinh THCS
• Hoạt động giáo dục kỹ năng sống
• Tình huống giáo dục kỹ năng sống
• Quản lý giáo dục kỹ năng sống
• Giáo dục kỹ năng sống tại trường học
• Thực trạng giáo dục kỹ năng sống
• Giải pháp giáo dục kỹ năng sống
• Dạy con kỹ năng sống mầm non tự lập
• Dạy con kỹ năng sống
• Phương pháp dạy kỹ năng sống cho trẻ
• Dạy con kỹ năng sống tự lập
• Kỹ năng sống tự lập
• Phương pháp Montessori
• Kỹ năng sống về cách làm việc nhóm
• Giáo dục giới tính cho trẻ
• Kỹ năng sống học sinh trung học
• Giáo dục kỹ năng lắng nghe
• Tác dụng giáo dục kỹ năng sống
• Tiểu luận Kỹ năng sống
• Giáo dục kỹ năng sống cho sinh viên
• Kỹ năng sống cho sinh viên
• Vấn đề giáo dục kỹ năng
• Dạy trẻ kỹ năng lập kế hoạch
• Kỹ năng sống giao tiếp với người lạ
• Kỹ năng giao tiếp
• Nguyên tắc dạy trẻ kỹ năng sống
• Kỹ năng sống tự chăm sóc bản thân
• Dạy trẻ cách ứng xư