TAILIEUCHUNG - 21 + Yêu cầu hợp đồng, đơn hàng + Thời gian (vòng đời) của sản phẩm hoặc dịch vụ + Yêu cầu khác do các bên hữu quan đưa ra. - Ngoài ra, lãnh đạo cơ quan có thể thông báo cho tất cả các cá nhân, đơn vị liên quan về sự thay đổi thời gian lưu hồ sơ do: + Các

21 + Yêu cầu hợp đồng, đơn hàng + Thời gian (vòng đời) của sản phẩm hoặc dịch vụ + Yêu cầu khác do các bên hữu quan đưa ra. - Ngoài ra, lãnh đạo cơ quan có thể thông báo cho tất cả các cá nhân, đơn vị liên quan về sự thay đổi thời gian lưu hồ sơ do: + Các yêu cầu hợp đồng cụ thể. + Trách nhiệm pháp lý đối với sản phẩm + Luật pháp + Yêu cầu của cơ quan chủ quản. - Tất cả cán bộ, công nhân viên của cơ quan trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. - Khi cần có phương pháp lưu trữ khác với quá trình sắp xếp ban đầu. Trưởng các phòng ban chịu trách nhiệm tổ chức xác định và thực hiện theo nhu cầu nhưng phải đảm bảo phương pháp lưu trữ thích hợp cho mỗi loại hồ sơ sao cho đáp ứng các yêu cầu bảo quản, sử dụng, bảo vệ của từng phòng ban. 9. Hủy hồ sơ: - Hàng tháng mỗi bộ phận có trách nhiệm kiểm tra danh mục hồ sơ, những hồ sơ đã hết hạn lưu trữ được hủy. - Phương pháp hủy theo quy định của Nhà nước và thông lệ của từng cơ quan. Thông thường, việc chọn tài liệu để bảo quản lâu dài và xác định những tài liệu cần tiêu hủy do Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, đơn vị tiến hành Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ: + Tham gia vào việc dự thảo các bảng kê tài liệu cùng với thời hạn bảo quản các tài liệu ấy. + Xét và điều chỉnh thời hạn bảo quản đối với 1 số tài liệu đã được quy định trong bảng kê tài liệu của cơ quan. + Xét những tài liệu cần bảo quản tạm thời, nay hết giá trị cần tiêu hủy. - Việc tiêu hủy các tài liệu đã hết thời hạn bảo quản phải lập thành biên bản, kèm theo bản kê, có chữ ký của Chủ tịch và các thành viên của Hội đồng xác định gía trị tài liệu. Khi hủy thì Trưởng bộ phận có trách nhiệm lập biên bản hủy hồ sơ. Biên bản hủy gồm các nội dung: thời gian, địa điểm hủy, người tiến hành hủy, danh mục hồ sơ bị hủy, ký tên3 1. TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP Những vấn đề cần lưu ý khi tổ chức cuộc họp Họp là quá trình tập hợp, thảo luận của một số người để giải quyết các vấn đề hoặc quyết định điều gì đó, từ đó xác định những hành động cần phải thực hiện. Một cuộc họp điển hình là cuộc họp có mục đích rõ ràng, có bản tóm tắt chương trình cuộc họp, danh sách những vấn đề sẽ được thảo luận và được gửi trước cho các thành viên tham dự. Một cuộc họp hiệu quả là cuộc họp có thể tổng hợp được kiến thức và sự đóng góp của tất cả mọi người cho mục đích cuộc họp. Nếu không nó sẽ gây lãng phí rất lớn. Ngoài lãng phí thời gian của những người tham gia, nó còn gây lãng phí về phòng ốc và các khoản chi phí phục vụ cho cuộc họp. Vì vậy, không nên triệu tập một cuộc họp nếuCChương 3. MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNGPDC không có mục đích rõ ràng, không cần ý kiến tập thể, có cách giải quyết khác tốt hơn và không nhất thiết đến định kỳ phải họp. Để thực hiện được điều này, các cuộc họp được tiến hành phải lưu ý các vấn đề sau: - Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành. - Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc; bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất; thông suốt của quản lý các bộ phận. - Phải có chương trình kế hoạch, thực hiện cải tiến đơn giản hóa quy định thủ tục tiến hành; được bố trí hợp lý, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương. - Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý. - Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị. - Tất cả các quản lý phải có sổ ghi chép những nội dung quan trọng trong cuộc họp để tiến hành thực hiện. Mỗi lầ

• Internet Marketing