TAILIEUCHUNG - Vai trò & Nguyên tắc Quản Lý Hồ Sơ

1. Quản lý hồ sơ là gì ? Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức. | Vai trò Nguyên tắc Quản Lý Hồ Sơ 1. Quản lý hồ sơ là gì Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp thiết kế và xem xét lại các văn bản hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ quản lý bảo quản tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức. 2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ . Giảm chi phí mua sắm thiết bị . Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời . Xử lý công việc nhanh gọn có hiệu quả. . Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh nghỉ việc riêng. . Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận nghỉ việc. 3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ . Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ. . Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần. . Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành nếu không có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập. . Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ các doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần. . Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có. . Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do bụi chất bẩn và mất mát tính an toàn của các hồ sơ mật. Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác. . Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực. . Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau. . Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng thiết lập cẩm nang sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp. . Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống .

TỪ KHÓA LIÊN QUAN
Đã phát hiện trình chặn quảng cáo AdBlock
Trang web này phụ thuộc vào doanh thu từ số lần hiển thị quảng cáo để tồn tại. Vui lòng tắt trình chặn quảng cáo của bạn hoặc tạm dừng tính năng chặn quảng cáo cho trang web này.