TAILIEUCHUNG - Tổ chức công việc hiệu quả

Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đõn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ DN. Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao. Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa trên. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN 1. Xác định chức năng, nhiệm vụ Xác định chức năng: Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng. | Tổ chức công việc hiệu quả Theo nghĩa rộng tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đõn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ DN. Theo nghĩa hẹp tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao. Trong tài liệu này tổ chức được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa trên. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN 1. Xác định chức năng nhiệm vụ Xác định chức năng Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng và nhiệm vụ. Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận. Chức năng có thể hiệu là những sản phẩm dịch vụ mà bộ phận của bạn cung cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản phẩm. .cho bộ phận tiếp theo. Sản là gì Đó chính là chức năng của bạn. Xác định quy trình Từ những chức năng đó bạn đặt câu hỏi làm thế nào để thực hiện được nó. Ví dụ bạn có chức năng phải tuyển nhân sự cho công ty vậy làm thế nào để tuyển dụng bạn có câu trả lời là quy trình tuyển dụng là gì Mỗi bước trong quy trình đó bạn hãy đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H. PHƯƠNG PHÁP 5W1H Who Ai làm việc đó Where Làm việc đó ở đâu When Làm việc đó khi nào How Làm bằng cách nào Ghi chú bạn không cần trả lời what là cái gì và why tại sao LÀM GÌ VỚI HOW Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW có thể mở rộng ý nghĩa của nó là Bằng cách nào Với câu hỏi này bạn xây dựng các hướng dẫn công việc hay hướng dẫn vận hành cho máy móc. Đo lường như thế nào Bạn hãy xây dựng tiêu chuẩn cho từng công việc trong quy trình. 2. Định biên công việc Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà bộ phận bạn phải thực hiện. Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý như hoạch định - tổ chức - lãnh đạo - kiểm tra. Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong một năm Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm. Bạn sẽ biết mình cần bao nhiêu người. Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một chức danh công việc. Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp